רוצים לחסוך כסף? תשקיעו ביועץ

אחת המשימות הגדולות בהקמה של מרכז מבקרים היא ההתמודדות עם גובה התקציב.

עדיין לא פגשתי פרויקט שיצא לדרך עם תקציב בלתי מוגבל. טוב בעצם פגשתי בישראל פרויקט אחד שנראה כאילו שפעל בתקציב בלתי מוגבל – מוזיאון אנו בבית התפוצות.

כל התוכניות של כל מרכז מבקרים נגזרות מגובה התקציב תוך ניסיון לקבל כמה שיותר תמורה עבור הסכום שהועמד לפרויקט.

גם פרויקט בנייה של בית פרטי מתחיל בשאלת התקציב, ואני זוכר איך לפני 10 שנים כשבנינו את הבית הפרטי שלנו (במושב ניר גלים, אגב) סיימנו את התכנון עם הקבלן, הגענו למצב של שימוש מלא בתקציב שעמד לרשותנו, ואפילו נאלצנו לחרוג מעט מהתקציב כדי לממש את התוכניות. רק אחרי שהתחלנו את הבנייה בפועל, הגענו להבנה שאנחנו חייבים לקחת מפקח, למרות שהפיקוח כרוך בעלויות נוספות שמבחינתנו היו בלתי מתוכננות.

למותר לציין שעל אף שהוצאנו כסף נוסף על הפיקוח, המפקח חסך לנו עלויות רבות ומנע טעויות משמעותיות שגם הן היו עולות לנו בהוצאות בלתי מתוכננות נוספות.

יזמים של פרויקטים רבים של הקמת מרכזי מבקרים עושים את אותה הטעות כשהם מחשבים את עלויות ההקמה, ולא משנה אם מדובר על תקציב של מיליון ש״ח או על 10 מיליון.

בשנים האחרונות נתקלתי בכמה מקרים בהם היזמים חשבו שעדיף להם להשקיע את כל התקציב בחברת הביצוע, ו״לחסוך״ את הכסף של הפיקוח והייעוץ המקצועי, כי הרי החברה המבצעת הם אנשי מקצוע מצוינים, התוכניות שהם הציגו מעולות, וחבל לוותר על חלק מהתקציב עבור פיקוח. באחד הפרויקטים להם אני מייעץ כעת, אמר לי היזם בפעם הראשונה בה נפגשנו: ״הייתי שמח להעסיק יועץ, אבל לא נשאר לי תקציב פנוי, ואין לי מהיכן להביא את הכסף לכך״.

אני רוצה לשתף בכמה דוגמאות של מרכזי מבקרים להם ייעצתי, בהם נחסכו ליזמים בין 100,000 ש״ח לבין למעלה ממיליון ש״ח, וגם בפרויקט שלא ייעצתי (וגם לא אף יועץ אחר) בו לא נחסכו ליזם 3.2 מיליון.

פרויקט א׳ – חיסכון של 1.1 מיליון ש״ח.

כשפנה אלי היזם של המרכז המדובר, כבר היתה חברת הפקה שאיתה הוא התקשר לתכנון וביצוע של המיזם. החברה כבר עבדה כמה חודשים, והחוזה בין הצדדים היה על סף חתימה. הוזמנתי לפגישת היכרות עם החברה המבצעת כדי שיציגו בפני את הקונספט והפרוגרמה, וכדי להבין את התוכן המיועד לביצוע. הפגישה ארכה 3 שעות, וכשיצאנו מהפגישה קיבלתי ווטסאפ מהיזם: ״האם אפשר כבר לחתום על החוזה? החברה המבצעת לוחצים..״

עניתי ליזם: ״חכה״.

לאחר בחינה מדוקדקת של התוכניות הבנתי שהעלויות שהוצגו על ידי החברה המבצעת היו גבוהות באופן בלתי סביר מעל העלויות המקובלות בשוק. בשורה התחתונה, החוזה נחתם חודש מאוחר יותר, בסכום שנמוך ב-1.1 מיליון ש״ח מההסכם המקורי עליו היזם התכוון לחתום – אם לא הייתי עוצר אותו.

פרויקט ב׳ – התקציב נשאר – התמורה עלתה ב-250,000 ש״ח

במרכז מבקרים בו שימשתי כמנהל הפרויקט עבור הלקוח היה תקציב מוגדר של 3.5 מיליון ש״ח. לאחר בצוע מכרז איכות – מכרז בו תקציב הפרויקט ידוע מראש והתחרות היא על הקונספט והאיכות של התוכן ואמצעי התצוגה – נבחרה חברת הפקה מעולה שהגיעה עם רעיונות טובים ועיצובים מרשימים.

לאחר תהליך ניהול המכרז ובחירת החברה הזוכה, היזם רצה לחתום על חוזה הביצוע, אבל כאן נכנסתי לתמונה וביקשתי לקיים פגישה נוספת מפורטת עם חברת הביצוע כדי לרדת לפרטי התכנון והביצוע לפני החתימה על החוזה הסופי.

באותה פגישה הציגה החברה בפנינו את כל התוכניות, שכללו בין השאר עמדת תוכן שמסבירה תהליך וסיפור מורכב באמצעות טקסטים ותמונות המחשה. זה היה מעניין אך לא מספיק טוב, ולאחר דיון הוסכם שבמקום הטקסטים והתמונות החברה תפיק סדרה של סרטונים מושקעים באותה עמדה. אם היה צריך לתמחר את הסרטונים המדוברים העלות שלהם היתה מגיעה ל-250,000 אלף ש״ח. אז אמנם התקציב של היזם נשאר כפי שתוכנן בתחילה, אך התמורה שקיבל עבור התקציב היתה גדולה יותר והתוצאה הסופית היתה טובה בהרבה.

פרויקט ג׳ – בזבוז של 3,200,000 ש״ח.

מדובר על פרויקט שלא הייתי מעורב בו, וגם אף יועץ אחר מטעם הלקוח לא היה בתמונה. מרכז מבקרים במרכז הארץ שהוקם על ידי אחת מהחברות המוכרות תמורת סכום של 4 מיליון ש״ח. לכאורה, 4 מיליון זה לא תקציב חריג כשמקימים מרכז מבקרים, ואפילו התוכן שמוצג במרכז הוא סביר בהחלט. הבעיה היא שאת אותו תוכן בדיוק היה ניתן להפיק בעלות של 800,000 ש״ח בלבד. מה שמוביל לאחת משתי אפשרויות: או שהיזם היה נשאר עם 3.2 מיליון ש״ח בכיס, או לחילופין, שהיזם היה מקבל תוצאות הרבה יותר טובות בסכום של 4 מיליון ש״ח שאותו הוא השקיע בפרויקט.

המסקנה – השקעה ביועץ טוב = חיסכון ודאי

מניסיון של פרויקטים רבים, העבודה עם יועץ מלווה שעובד עבור הלקוח ושומר על האינטרסים שלו חוסכת כסף – תמיד.

כמובן שמעבר ליתרון הכלכלי ישנם יתרונות נוספים שבדרך כלל הם אפילו משמעותיים הרבה יותר – הגעה לתוצאות טובות של תוכן, השגת המטרות והגשמת החזון של היזמים ועוד נושאים רבים שעליהם נדבר בפוסטים נוספים, כמו: שיפור חווית המבקר, תכנון נגישות השרות לבעלי מוגבלויות שונים, תכנון תחזוקה לאורך שנים ועוד.

מרכז המבקרים לקיימות. אקספו 2022. השקעה כספית אדירה שניכרת בכל עמדה.